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Você sabe a importância do arquivo morto para a sua empresa?

Quem já precisou, sabe essa resposta. Confira dicas de como organizá-lo!
No geral, alguns equipamentos e documentos dentro de uma empresa acabam virando arquivo morto e ficam um pouco de lado por não terem uso diário na vida útil dos que cuidam da administração do negócio.
É muito comum que estes papéis e materiais ocupem espaço dentro das empresas, e muitas vezes sem o armazenamento apropriado. Papel, você sabe, não foi feito para durar para sempre. Ou seja, sem o cuidado necessário, se deteriora ainda mais rápido que se esperava.
Imagine, então, que sua empresa está sendo acusada de algo, um crime fiscal, por exemplo. O que poderia ajudá-lo a resolver essa situação? Documentos, é para isso que eles servem. E, se esses documentos estiverem destruídos?
E agora, como provar a inocência da sua empresa, se for o caso? Me parece meio impossível sem provas táteis das transações e toda a atividade pregressa feita no seu negócio. Esse é só pedaço mínimo da importância de se guardar toda e qualquer documentação da sua empresa.
Mas, afinal, o que é arquivo morto?
O arquivo morto nada mais é do que a memória da sua empresa. Em outra linguagem, pode-se dizer que são aqueles arquivos que já não possuem valor primário na sua empresa, ou seja, não são mais necessários para a execução de tarefas no cotidiano.
Arquivo morto é o conjunto de documentos que devem ser guardados por longos períodos, por exemplo, documentos fiscais e contábeis, que precisam ficar armazenados de 10 a 15 anos. Ou até um termo de rescisão, por exemplo, que após sua realização serve apenas para provar que foi feito.
Uma vez que são documentações não mais utilizadas, mas com devidos valores legais, podem ser chamados de arquivos mortos. Dentro da arquivologia, no entanto, esse tipo de arquivo é chamado de arquivo inativo.
Além da defesa judicial que já citamos, uma vez guardados, esses documentos podem também comprovar situações internamente, servir de consulta de informações para prestação de contas ou até para a continuação de atividades.
Dicas de como organizá-los
Por mais que sejam importantes, esses arquivos não precisam ficar ocupando espaço dentro da sua empresa. Tenha em mente que este espaço é sagrado para o desenvolvimento do seu patrimônio.
Por que ocupar salas com papéis, se você pode ocupá-las com pessoas ou até equipamentos? Depende muito do que você pensa como evolução para o seu negócio. A questão é, existem soluções mais inteligentes para isso, como a terceirização.
Confira abaixo os cuidados necessários para organizar um arquivo morto (ou inativo), e comece a avaliar se uma empresa terceira faria isso melhor do que você:
  • Os seus arquivos precisam ser bem cuidados, como já falamos anteriormente, eles precisam durar muitos anos, e isso só vai acontecer se forem armazenados sob condições especiais para isso. Eles devem ficar livres de poeira, umidade, temperatura elevada, alagamentos, entre outros.

  • Não adianta de nada ter o arquivo original e não o armazenar também digitalmente, isso eleva o seu nível de organização e ainda torna mais fácil reunir de maneira sistemática os arquivos físicos. Você pode localizá-los digitalmente antes de ter o papel em mãos.


  • Manter uma gestão da documentação bem atualizada. Não é porque o arquivo é morto que ele deve ser esquecido. Muito pelo contrário. Um arquivo morto com uma boa gestão deve ser conhecido a fundo.

  • Você deve ter total controle de tudo o que tem ali, de maneira acessível, e sempre atualizada. Só dessa forma ele vai ter alguma serventia, já que a ideia de o manter é justamente fazer com que ele seja sempre um tipo de consulta quando necessário.
Viu como não é tão simples assim? Você ainda pode querer fazer tudo isso sozinho, na sua empresa, com os seus funcionários, ou pode contratar um self storage.
Na verdade, o processo é bem simples. É só calcular o tamanho do box que você vai precisar, escolher ele, guardar suas coisas e trancar. A chave fica com você, que tem acesso a tudo a hora que precisar.
Dá para guardar seus documentos de maneira segura, longe de problemas como umidade e infestações. Você ainda não precisa ter um limite de tempo para o aluguel de boxes, ou seja, pode encerrar a sua locação a qualquer momento.

Procure saber um pouco mais sobre o assunto e escolha o que for melhor para a sua empresa!

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